Die Bereitstellung eines eigenen Systems für die Datensicherung bedeutet neben den Anschaffungskosten für die Anlage auch eine Reihe weiterer, laufenden Aufwendungen. Dabei lassen sich mit der Technik des Online-Backups Kosten einsparen und zusätzliche Sicherheit gewinnen.

Damit sicher gestellt ist, dass eine Datensicherung ihren Zweck erfüllen kann, im Ernstfall eine Kopie wichtiger verlorener oder unbrauchbar gewordener Daten bereitzustellen, muss sie fachmännisch überwacht werden. Neben der täglichen Prüfung der umfangreichen Rückmeldungen der Datensicherungssoftware zum Stand der gesicherten Daten und dem Zustand des Sicherungsmediums müssen durchgeführte Sicherungen regelmäßig auf ihre Brauchbarkeit in nachgestellten Ernstfällen getestet werden. Dies bedeutet, dass entsprechend trainiertes Personal regelmäßig vor Ort sein muss.

Das Online-Backup hebt diese Einschränkung auf - nach einer Definition der zu sichernden servergespeicherten Daten werden sie über eine VPN-Verbindung auf einen Datenspeicher in einem entfernten Rechenzentrum kopiert und dort auf entsprechende Medien (Bänder, optische oder magnetooptische Medien) gesichert. Das dortige Fachpersonal überwacht den kompletten Vorgang und überprüft regelmäßig die Wiederherstellbarkeit der Daten.